A ADESIG, desenvolvedora do software SIG SISTEM – e portadora do CNPJ 10.750.833/0001-23, está totalmente comprometida com a segurança de dados e dados sensíveis dos usuários do SIG SISTEM.
Este documento tem por objetivo apresentar a Política de Proteção de Dados da ADESIG aplicada no relacionamento e negócios estabelecidos entre a ADESIG e a Empresa Contratante da Licença de Uso e entre ADESIG e os usuários titulares de dados inseridos no Software SIG SISTEM.
Nesta Política a ADESIG trata das formas como o software SIG SISTEM e a ADESIG utilizam, armazenam, compartilham, protegem e tratam os dados pessoais coletados a partir do uso dos serviços e soluções presentes no Software SIG SISTEM.
A ADESIG é uma empresa que atua como prestadora de serviços de Consultoria, Treinamento e Auditoria de Sistemas de Gestão certificados ou não com base em Normas tais como ISO, OHSAS, ONA, TS, SASSMAQ, PBQP-H, QUALIHAB, entre outras Normas de certificações de empresas e produtos.
A experiência da equipe da ADESIG em centenas de projetos de consultorias, treinamentos e auditorias para sistemas de gestão resultou na Metodologia de Meta-Gestão Empresarial que foi sistematizada no Software SIG SISTEM para automação dos processos de gestão empresarial.
O software SIGSISTEM (www.sigsistem.com.br) é uma ferramenta desenvolvida como resultado da evolução da metodologia de META-GESTÃO ORGANIZACIONAL da ADESIG, depois de centena de projetos realizados e tendo sido identificada a necessidade em muitos clientes de automação do processo de gestão, visando o aprimoramento dos controles e a eliminação de atividades burocráticas em planilhas eletrônicas.
O SIG SISTEM é um sistema que foi criado para propósitos de:
• Planejamento estratégico organizacional;
• Gerenciamento eletrônico de processos e controles exigidos pelas Normas ISO, OHSAS, PBQP-H, QUALIHAB, SASSMAQ, BPF, ONA, TS, SA, INMETRO, FAIR TRADE, PRODUTO ORGÂNICO. entre outras, (Multinormas);
• Gerenciamento eletrônico de documentação normativa e registros.
• Sistema de gerenciamento de processos, construção de workflow e mapeamento de processos;
• Auditora remota eletrônica de Sistema de Gestão.
• Gestão de franquias através das ferramentas para regulamentação de processos, especificação de produtos e serviços, monitoramento por indicadores, auditoria eletrônica e qualificação de fornecedores.
O SIG SISTEM contempla mais de 20 módulos com ferramentas e soluções para planejamento, controle e tomada de decisão nos processos do Sistema de Gestão da Empresa usuária.
Cada módulo possui as ferramentas onde o usuário precisa estar logado para operar o sistema.
O Software SIG SISTEM trabalha totalmente via internet, com acesso pelos usuários e envia notificações por e-mail sobre tarefas, prazos e pendências a estes usuários. Cada usuário recebe as notificações sobre as pendências e alertas onde ele tem acesso, permissão, onde é corresponsável, participante ou é o responsável principal em resolver a tarefa.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) regulamentada através da Lei Federal nº 13.709 foi publicada em 14 de agosto de 2018 e regulamenta as atividades de Coleta e Tratamento de Dados Pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.
Agentes de Tratamento. são aqueles responsáveis pelo Tratamento de Dados Pessoais e estão separados em três categorias: o Controlador, o Encarregado de Dados e o Operador.
• O Controlador é a pessoa ou a empresa responsável pelas decisões referentes ao Tratamento de Dados Pessoais.
• O Encarregado de Dados é a pessoa que vai gerir o Tratamento de Dados, conscientizar os trabalhadores e operadores da empresa, receber e dar retorno a clientes e demais partes interessadas sobre eventuais denúncias ou consultas e dúvidas, e também é quem vai Interagir com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) sobre eventuais ocorrências ou denúncias em relação ao Tratamento de Dados. Qualquer usuário Titular de Dado poderá entrar em contato com o Encarregado de Dados da ADESIG nominado EVANDRO RAMAZOTTI RODRIGUES através do e-mail ramazotti@gmail.com. ou telefone/whatsapp: +55 44 9103-5056.
• O Operador é a pessoa que realiza o Tratamento de Dados Pessoais em nome do Controlador, seguindo as instruções do Encarregado de Dados. Em relação a Dados Pessoais (informações relacionadas a pessoa natural identificada ou identificável) Tratamento (qualquer operação realizada com os Dados Pessoais de forma automatizada ou não, ou seja, é a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, armazenamento, arquivamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração).
4.1 – Os clientes
A ADESIG comercializa a Licença de Uso do Software SIG SISTEM com empresas pessoas jurídicas denominadas neste documento como Empresa Contratante.
Esta Empresa Contratante do SIG SISTEM cadastra no sistema os seus usuários que na maioria das vezes são funcionários seus e as vezes alguns prestadores de serviços tais como advogados ou funcionários de outras empresas onde os processos são terceirizados.
ADESIG não monitora nem acessa o banco de dados e cadastros de usuários da Empresa Contratante, a não se por solicitação da mesma para viabilizar a realização de algum suporte de uso do sistema.
As solicitações nestes caso são feitas via abertura de chamado formal no Help Desk do SIG SISTEM.
4.2 Os Usuários
Os usuários do SIG SISTEM normalmente são funcionários da Empresa Contratante do software e pessoas que são funcionárias de outras empresas terceirizadas as quais a Empresa Contratante decide criar cadastro e login de acesso para realizarem inserção de dados ou coletarem informações para operações terceirizadas.
Existem também cadastros simples de pessoas para finalidade da Empresa Contratante realizar controles de treinamentos ou outros de processos. Neste caso, estas pessoas de cadastros simples não possuem acesso ao sistema SIG SISTEM, nem recebem notificações ou e-mail´s do software.
Os dados pessoais coletados se limitam ao cadastro de pessoas (usuárias) do SIG ISTEM.
Nestes cadastros são armazenados dados tais como:
• Nome completo da pessoa usuária
• Endereço de e-mail
• Matrícula na empresa onde o SIG SISTEM é contratado
• Ramal Corporativo
• Informação se a pessoa é brigadista, cipeiro ou auditor
• Cargo principal e cargos secundários que a pessoa ocupa
• Área ou áreas e setores onde a pessoa atua na empresa
• Turno de trabalho da pessoa
• Login e senha da pessoa para acesso ao SIG SISTEM
• Sexo
• RG
• CPF
• Data de Nascimento
• CTPS
• PIS
• CBO
• Título de Eleitor
• Se tem plano de Saúde e qual o plano
• CEP
• Endereço residencial, telefone residencial, telefone celular, telefone emergencial, contato emergencial
• Registros em trilha de auditoria e logs dentro do software SIG SISTEM sobre operações realizadas pela pessoa usuária no sistema.
Estes dados podem estar completamente preenchidos no cadastro da pessoa ou parcialmente preenchidos, dependendo do Administrador Master do SIG SISTEM na Empresa Contratante usuária.
ADESIG não obriga o preenchimento de todos os dados acima listados, cabe a Empresa Contratante do SIG SISTEM inserir os dados no cadastro de pessoa conforme necessitar deles para operação do software.
A ADESIG não coleta dados de dispositivos que o usuário usa para acessar o Software, como o seu endereço de IP, sistema operacional, informação de geolocalização e identificador do dispositivo.
A Trilha de Auditoria e os registros de Logs são recursos exigidos em algumas Normas reguladoras e portanto é uma ferramenta do sistema para localizar quais as operações que o usuário realizou dentro do sistema ou que foram realizadas dentro de um módulo ou ferramenta do sistema. Estão neste caso rastreáveis a data e hora em que o usuário realizou alguma operação no sistema arquivos inseridos, alterados, excluídos ou visualizados e impressos e funcionalidades que o usuário utilizou.
5.1 Como são utilizados ou processados esses dados
Os dados pessoais sensíveis são coletados e utilizados a partir da utilização dos recursos e ferramentas do sistema para as seguintes finalidades:
• Cumprir com as obrigações contratuais da ADESIG com a Empresa Contratante.
• Criar cadastros de usuário do sistema.
• Enviar notificações de e-mail para o usuário sobre pendências de tarefas ou prazos a vencer ou vencidos conforme configurado pela Empresa Contratante ou pelo próprio usuário dentro das ferramentas do sistema.
• Realizar operações internas onde o usuário deverá ter a permissão liberada pelo Administrador Master.
5.2 Como são compartilhados dados pessoais
A ADESIG não compartilha nenhum dado pessoal coletado ou inserido no software SIG SISTEM com nenhuma outra empresa ou entidade ou pessoa física.
Em cláusula contratual com a Empresa Contratante esses dados são inseridos e deletados ou inativados a partir da decisão da Empresa Contratante.
Pode ocorrer de a Empresa Contratante ter outro CNPJ, ou filiais ou ser parceira de negócios com outra empresa e, nestes casos, vir a solicitar a ADESIG a exportação ou migração de dados do banco de dados do software SIG SISTEM contratado por ela para outro banco de dados de outra Licença de Uso do software SIG SISTEM contratado para suas filiais, CNPJ´s ou empresas parceiras de negócios.
Neste caso a Empresa Contratante poderá ela mesma exportar ou migrar estes dados para outra Licença de Uso do software SIG SISTEM ou solicitar a ADESIG que realize esta migração, mediante documento formal ou abertura de chamado através do HELP DESK do SIG SISTEM (que é a ferramenta de suporte e abertura de chamados).
A ADESIG mantém os dados coletados em um servidor contratado (Prestadores de serviço de Data Center terceirizado) para viabilizar a operação, execução, suporte e acesso. Esse prestador de serviços de Data Center armazena os dados de acordo com Contrato onde nossas instruções e termos são assegurados.
Caso venham a ser solicitados os dados pessoais por Órgãos Reguladores, Autoridades Judiciais ou Administrativas: poderão ser compartilhadas as suas informações pessoais para prestar às autoridades competentes todas as informações que forem solicitadas com relação ao Titular e operações por ele executadas no software SIG SISTEM.
Também poderão ser compartilhadas informações solicitadas por tais Autoridades Públicas ou Entidades Administrativas para combate à fraude e abuso em relação a legislações ou para investigação de suspeitas de violação da lei LGPD.
No caso de a ADESIG ser reorganizada em outros CNPJ, ou mesmo em caso de cessão de direitos, ou ser vendida, serão nestes casos transferidos todos os dados pessoais para o novo proprietário ou nova empresa constituída ou adquirente do Software SIG SISTEM. Neste caso a informação de dado pessoal será transferida a nova empresa compradora sem necessidade de autorização do titular dos dados pessoais para assim garantir a continuidade e disponibilidade do acesso ao software e operação pelos usuários.
Em situações não previstas neste capítulo deste documento, havendo necessidade de compartilhamento dos dados pessoais e informações, o usuário titular será notificado sobre tal compartilhamento e será solicitado o seu consentimento, para finalidade que for realizado o compartilhamento.
A ADESIG protege todos os Dados Pessoais tratados e processados pelo software SIG SISTEM através de medidas físicas, técnicas, uso de firewalls, criptografia de dados, controle de acesso físico no Data Center e protocolos organizacionais de segurança para reduzir riscos de extravios ou perdas, mau uso, acesso indevido ou não autorizado, divulgação e alteração dos dados.
Além disso, o software dispõe de recursos para que os cadastros de logins e senhas sejam feitos com regras de segurança e senha bem elaborada.
Outros recursos protegem o acesso indevido tais como não permitir que um mesmo usuário acesse de duas máquinas ou de fora da Empresa Contratante por outro IP (Internet Protocol).
Existem bloqueios de acessos devido tempo de não operação, não reuso de uma mesma senha depois de alterada, validade de senhas, e outras medidas tais como Trilha de Auditoria para impedir o acesso indevido e rastrear as operações de um usuário dentro do sistema.
Todos os usuários Titulares de dados pessoais têm seus direitos assegurados e poderá a qualquer momento os exercer, tais como:
• Entrar em contato com o Encarregado de Dados: Qualquer usuário Titular de Dado poderá entrar em contato com o Encarregado de Dados da ADESIG nominado EVANDRO RAMAZOTTI RODRIGUES através do e-mail ramazotti@gmail.com. ou telefone/whatsapp: +55 44 9103-5056.
• Confirmar a existência de tratamento de dados pessoais;
• Acessar os dados pessoais conforme e dependendo da permissão da Empresa Contratante usuária do SIG SISTEM.
• Solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados conforme e dependendo da permissão da Empresa Contratante usuária do SIG SISTEM.
• Solicitar a portabilidade dos dados, conforme e dependendo da permissão da Empresa Contratante usuária do SIG SISTEM.
• Solicitar a exclusão de dados, quando este forem tratados com base no consentimento do Titular ou quando os dados forem desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação aplicável, conforme e dependendo da permissão da Empresa Contratante usuária do SIG SISTEM.
• Solicitar informações sobre uso compartilhado de dados.
• Solicitar revogação do consentimento, conforme e dependendo da permissão da Empresa Contratante usuária do SIG SISTEM.
ADESIG não realiza interações programadas nem disponibiliza API ou recursos para exportar dados para outros sistemas ou sites.
Não existe integração do SIG SISTEM com outros softwares visando a exportação de dados.
A integração com outros softwares é realizada apenas para coletar dados de outros softwares para alimentar ou atualizar o cadastro de pessoas, clientes, fornecedores, indicadores, contatos. Porém, neste caso, a Empresa Contratante é quem decide realizar ou não esta integração.
Uma vez que estes dados sejam importados para dentro do SIG SISTEM aplica-se então esta Política de Proteção de Dados.
A Política de Proteção de Dados da ADESIG para os usuários do software SIG SISTEM se aplica durante o período em que o usuário titular de dados estiver cadastrado numa base de dados do SIG SISTEM.
A Empresa Contratante da Licença de Uso é a responsável pela inserção dos dados pessoais e pela inativação destes dados quando não mais forem necessários serem utilizados.
Cabe a ADESIG a proteção de acesso e armazenamento destes dados mas limitada as configurações de permissões de acesso e compartilhamento destas informações pela Empresa Contratante.
O usuário titular dos dados poderá a qualquer momento solicitar a exclusão de seus dados, e neste caso deverá fazê-lo mediante o contato acima informado do Responsável de Dados da ADESIG, ou então diretamente a Empresa Contratante do SIG SISTEM responsável pela inserção de tais dados dentro do software.
Depois do término do contrato de Licença de Uso do software SIG SISTEM com a Empresa Contratante, ela poderá baixar ou solicitar um backup completo dos dados.
A ADESIG eliminará totalmente os dados por exclusão do seu banco de dados, não sendo mais possível o acesso ou busca de tais dados.
A ADESIG e seus prestadores de serviços de Data Center não utilizam nem poderão utilizar tecnologias para coletar e armazenar, de forma automática, dados sobre o uso do software SIG SISTEM tais como cookies, pixels, web beacons e SDKs. A ADESIG não utiliza estas tecnologias
A ADESIG não envia e-mails de SPAM para usuários ou Empresa Contratante do software SIG SISTEM.
Todo e-mail recebido de ADESIG, ou automaticamente do software SIG SISTEM que caracterize um SPAM deverá ser denunciado ou informado a ADESIG.
As notificações e comunicados enviados automaticamente pelo software SIG SISTEM sempre estarão associadas a algum evento de pendência de tarefa do usuário, prazo a vencer ou vencido, ou qualquer outra situação que o usuário necessite ser comunicado sobre alterações no software, liberações de novas ferramentas, atualização de novas versões ou pendencias do contrato do software com o usuário Master da Empresa Contratante (o Administrador do Sistema na Empresa Contratante).
Existe o recurso de comunicados internos, que é uma ferramenta onde os próprios usuários do software podem enviar a outros usuários comunicados internos sobre suas rotinas, necessidades, solicitações ou comunicações profissionais da empresa. Mas ADESIG não acessa, nem analisa, nem interfere nestas comunicações.
Devido a característica de constante mutação do mercado e consequentemente do modelo de negócio da ADESIG é possível que esta Política de Proteção de Dados veja a ser atualizada ou modificada para sua contínua adequação e aprimoramento.
Neste caso a ADESIG informará aos usuários ativos no software SIG SISTEM para analisar e renovar seu Termo de Consentimento de forma a assegurar a informação, práticas e condições para operar com segurança os recursos e ferramentas do SIG SISTEM.
Esta Política será também publicada dentro do software SIG SISTEM, no cabeçalho do sistema e no site do software SIG SISTEM www.sigsistem.com.br.
Qualquer usuário Titular de Dado poderá entrar em contato com o Encarregado de Dados da ADESIG nominado EVANDRO RAMAZOTTI RODRIGUES através do email ramazotti@gmail.com. ou telefone/whatsapp: +55 44 9103-5056.
